Volet réglementaire

publié le 9 juin 2016 (modifié le 17 juin 2016)
  • Le délai d’enregistrement des pièces dans le SNE de 15 jours est-il le même pour un dossier de nouvelle demande ?

Selon la loi, une demande doit être enregistrée "dès sa réception
", soit immédiatement. Le délai maximal d’un mois à compter de la date de dépôt concerne l’attestation de demande. Le délai maximal de 15 jours concerne le télé-versement des pièces justificatives du demandeur dans le SNE, à compter de la réception de ces pièces.

  • Un EPCI concerné par la mise en œuvre de la réforme de la gestion de la demande et des attributions sur son territoire et qui n’est pas guichet enregistreur peut-il accéder au SNE en consultation des demandes locatives sociales sur son périmètre ?

Le R 441-2-6 du CCH dispose que seul un service enregistreur a accès aux données nominatives du SNE.

  • Qui est en charge de vérifier que les conditions techniques (et humaines) minimum pour alimenter le "dossier unique" sont en place chez les acteurs ?

Vu la multitude des options qui s’offrent aux acteurs pour alimenter le "dossier unique", la notion de "condition technique minimum" est difficile à évaluer.

Néanmoins, les chargés de projet régionaux doivent s’assurer que chaque acteur a bien défini sa stratégie pour la mise en œuvre technique du « dossier unique », et le gestionnaire territorial devra s’assurer, dès le déploiement effectif, de la bonne application des règles départementales ou régionales et du télé-versement de pièces justificatives dans le SNE par les guichets.

  • Est-ce que le préfet de département (ou de région en Ile-de-France) peut signer les conventions avec les guichets enregistreurs sans qu’il ait été vérifié au préalable que les conditions techniques (et humaines) minimum soient en place ?

En signant la convention le service enregistreur s’engage à en appliquer les stipulations. Une vérification préalable n’est donc pas nécessaire. Si après la signature, le service enregistreur ne se conforme pas à ses engagements, les sanctions pécuniaires prévues par le CCH pourront être appliquées.

  • Un service enregistreur pourra-t-il rester guichet enregistreur s’il ne se met pas en ordre de marche du point de vue technique ?

Tous les services enregistreurs devront nécessairement se mettre en ordre de marche du point de vue technique.
Si ils ne le font pas, le III de l’article R441-2-5 dispose que "Lorsqu’une personne mentionnée au a, b ou c de l’article R. 441-2-1 refuse de signer la convention, le préfet fixe par arrêté les conditions de sa participation au système d’enregistrement."

  • Y a-t-il une démarche à faire auprès du demandeur pour autoriser un guichet à partager ses pièces dans le SNE ?

C’est la loi qui dispose que les pièces justificatives sont déposées et partagées dans le SNE ; la liste de ces pièces a été fixée par l’arrêté du 24 juillet 2013. La CNIL a été saisie en amont du lancement de la démarche nationale et a approuvé l’ensemble du processus permettant de mettre en œuvre le "dossier unique".

  • Les organismes devront-il signer des avenants aux contrats conclus avec les éditeurs de logiciels, dès lors que d’autres évolutions seront nécessaires ?

A priori non, mais cela dépend évidemment des contrats de maintenance.
Généralement, les contrats standards ne prévoient pas de refacturation pour les évolutions prévues par la loi puisqu’elles sont prévues au titre de la « maintenance réglementaire ».

  • Les pièces justifiant de l’éligibilité à un contingent ou du caractère prioritaire d’une demande doivent-elles également alimenter le "dossier unique" ?

A partir du moment où une pièce est demandée à un demandeur, celle-ci doit être numérisée et partagée.

  • Est-ce qu’un bailleur a l’obligation de numériser des pièces reçues "spontanément" de la part du demandeur, et qui sont dans le périmètre réglementaire ?

Ce point est adressé par les règles locales.

  • Quel est le délai accordé pour la numérisation et le partage d’une pièce ?

Le décret n°2015-522 du 12 mai 2015, portant diverses dispositions modifiant le Code de la construction et de l’habitation (dont l’article R441-2-4), fixe un délai maximal de 15 jours, au-delà duquel le demandeur pourra saisir le représentant de l’État sur son territoire si les pièces transmises à un guichet enregistreur n’ont pas été numérisées et partagées.

  • Comment interpréter le terme "instruction" dans l’article L.441-2-1 du Code de la construction et de l’habitation - modifié par la loi ALUR - qui dispose que "les pièces justificatives servant à l’instruction de la demande sont déposées en un seul exemplaire"?

Dans l’esprit de la loi ALUR, il faut entendre la notion d’ « instruction » au sens large : dans ce cas, toute pièce demandée pour être consultée - que ce soit pour enregistrer une demande, la qualifier (priorité ou éligibilité à un contingent) ou l’instruire en vue d’une présentation possible sur une vacance de logement - doit être partagée afin d’éviter qu’elle ne soit redemandée une nouvelle fois.

  • Pour un bailleur multidépartemenal, quand un demandeur possédant des demandes sur deux départements lui fournira ses pièces, faudra-t-il qu’il les joigne à deux reprises, pour chacune des demandes ? (en dehors des demandes multi-départementales d’Île-de-France, dans la mesure où le numéro unique est régional)

Oui : il faudra les joindre autant de fois qu’il y a de demandes sur des départements différents.

  • Doit-on obtenir l’accord du demandeur pour supprimer une pièce de son dossier qui n’est pas jugée pertinente (hors périmètre réglementaire, inexploitable, obsolète, incomplète, etc.) ?

Une pièce qui sera jugée comme non pertinente par un acteur ayant accès au SNE pourra être à tout moment supprimée sans obtenir l’accord du demandeur.
Par ailleurs, le prestataire de numérisation industrielle attribue des indices de pertinence aux pièces numérisées et ne télé-verse pas dans le SNE celles "Hors périmètre réglementaire" ou "Inexploitables".

  • Y a-t-il une obligation de répondre à un demandeur qui demande à connaître la liste des pièces attachées à son dossier ?

Oui, conformément au droit d’accès et de rectification prévu par la loi Informatique et libertés. Dans la pratique, ce droit pourra s’exercer au travers du Portail grand public.

  • En cas de discordance entre le CERFA et les pièces justificatives, faut-il demander l’autorisation du demandeur pour corriger le CERFA ?

Non, il n’est pas nécessaire de demander l’autorisation au demandeur dans ce cas (se reporter à l’article 97 de la loi ALUR).

  • Une carte d’identité périmée est-elle valable pour l’enregistrement de la demande ?

Oui, une pièce d’identité même périmée est valide dès lors que la photo est ressemblante.

  • Le délai réglementaire de 15 jours pour déposer les pièces sur le SNE est-il un délai en jours calendaires ou en jours ouvrés ?

Le délai réglementaire de 15 jours pour déposer les pièces est un délai en jours calendaires.

Néanmoins, il est à interpréter comme un délai maximal : il peut donc être différent localement, si les acteurs le décident et que le préfet l’entérine.

  • Que se passe-t-il si le délai de 15 jours pour la numérisation est dépassé par un guichet ?

Les demandeurs peuvent voir que leurs pièces n’ont pas été télé-versées (via le PGP) et contacter l’assistance. Si ce problème est récurrent chez un guichet, cette anomalie est remontée au GIP SNE, puis au Ministère qui peut déclencher des contrôles.

  • Est-il obligatoire de numériser les pièces d’un demandeur dans le cas où l’attribution d’un logement se ferait très rapidement après l’enregistrement de sa demande ?

Oui, quels que soient les cas (territoires détendus, gestion de contingents…), le principe général et réglementaire reste le même : toute pièce demandée au demandeur doit être numérisée et partagée dans le SNE.

  • Après que la demande est radiée, faut-il conserver les pièces justificatives (papier, étudiées lors de la CAL par exemple) ? Que faire en cas de contrôle de l’ANCOLS ?

Les guichets ne doivent pas changer leurs processus d’archivage actuels et habituels, et archiver eux-mêmes les demandes. Une méthode numérique d’archivage est en cours d’étude, en lien avec l’USH.
Actuellement, un an après la date de radiation, les pièces des demandeurs sont purgées dans le SNE.

  • Action Logement, en tant que collecteur, est-il concerné par le "dossier unique" ?

Action Logement devient guichet enregistreur pour les salariés des entreprises cotisantes. Dans ce cadre, il devra signer les chartes des règles locales relative à la gestion du "dossier unique". Des accès aux prestations de Tessi Documents Services seront ouverts au collecteur.

  • Peut-il y avoir une difficulté, d’un point de vue CNIL, à réclamer la totalité des pièces au moment du dépôt, même si celles-ci ne sont pas étudiées pour une proposition de logement au cours de l’année ?

Non, du moment que les pièces demandées sont conformes à celles listées dans l’arrêté du 24 juillet 2013, et que ces pièces sont télé-versées dans le SNE dans le délai maximal de 15 jours. Attention cependant, pour rappel, ces pièces ne peuvent pas être exigées comme conditionnant l’enregistrement de la demande (seule la carte nationale d’identité ou le titre de séjour étant exigible à ce titre).