Les règles relatives à la gestion du "dossier unique"

publié le 9 juin 2016 (modifié le 10 juin 2016)

  • Y aura-t-il différents degrés d’habilitation pour accéder aux pièces du dossier du SNE ? Notamment, sera-t-il possible que des agents aient accès aux pièces présentes dans le SNE sans pour autant pouvoir modifier les demandes?

Oui, plusieurs types de profil vont être créés.
Un profil "guichet" permettra d’enregistrer et modifier des demandes.
Un profil "consultant" sera décliné en 3 sous-profils :
- "consultant_simple" : accès à la liste des pièces justificatives non sensibles.
- "consultant_demande" : accès à la liste et au contenu des pièces justificatives non sensibles.
- "consultant_sensible" : accès à la liste et au contenu de l’ensemble des pièces justificatives (sensibles ou non).

  • Pendant combien de temps les pièces identifiées « obsolètes » seront consultables sur le SNE ?

Pour l’instant les pièces obsolètes ne sont pas supprimées automatiquement. Cependant, la charte départementale peut d’ores et déjà définir des règles de suppression dans ces cas là. Il est envisagé à terme de prévoir un système de suppression des pièces obsolètes par le SNE.

  • Dans les pièces fournies par le demandeur, certaines sont sensibles (certificat médical, condamnation, n° sécurité sociale…). Ces pièces peuvent elles-être scannées ? Des données doivent-elles être rendues illisibles ? Que dit le Pack conformité technique logement social de la CNIL ?

Oui toutes les pièces constitutives du dossier doivent être scannées. A noter que des profils différents d’accès aux pièces sont mis en place sur le SNE et limitent ainsi l’accès à des pièces dites "sensibles".

  • Les règles départementales peuvent-elles prévoir un traitement différencié au sein d’un même département selon le degré de tension de la demande ?

Un traitement différent peut être appliqué en fonction des degrés de tension au sein d’un même territoire, mais la convention doit bien préciser les périmètres sur lesquels s’appliquent les différentes règles.

  • Les questions soulevées dans le document "formalisation des règles" doivent-elles obligatoirement toutes donner lieu à l’édiction d’une règle départementale ou bien peut-on considérer qu’il s’agit d’une aide méthodologique ?

Toutes les questions soulevées ne doivent pas obligatoirement donner lieu à l’édiction d’une règle. Il s’agit avant tout d’une aide méthodologique.

  • Il peut arriver qu’un guichet demande une nouvelle fois les pièces justificatives, alors que celles-ci ont déjà été fournies à un autre guichet, qui ne les a pas encore déposées dans le SNE (dans la limite des 15 jours réglementaires). Quelle est l’attitude à adopter dans ce cas ?

Les services enregistreurs peuvent communiquer auprès des demandeurs sur ce délai de 15 jours et ne pas demander une nouvelle fois des pièces déjà en cours de traitement.

  • Qui vérifie la qualité, le contenu ainsi que le bon classement des pièces partagées dans le système ?

Des règles locales sont définies sur ce point et à transcrire dans la convention départementale ou régionale. Par exemple, il convient que l’acteur qui demande et réceptionne la pièce procède a minima à sa vérification (pertinence), avant numérisation et dépôt en ligne. Par exemple, une règle pourrait être que dès qu’un acteur remarque une pièce "inappropriée" ou au mauvais emplacement, il lui revient de procéder à la correction nécessaire (la signaler ou la déplacer).

  • Y a-t-il un contrôle de lisibilité/qualité du document (hors recours au prestataire de numérisation industrielle) ?

Non, pas de manière automatique. En revanche, une fonctionnalité du SNE permet de renseigner la "qualité" d’une pièce, en indiquant qu’elle est "inexploitable" par exemple (si elle est illisible).
Les règles communes définies sur le territoire doivent préciser que le premier acteur à rencontrer une pièce illisible devra la signaler comme telle.
Par ailleurs, si les acteurs ont recours au prestataire de numérisation industrielle, celui-ci qualifiera également les pièces.

  • Quelle est la durée de "validité" des pièces d’un dossier ? Dans quelle mesure peut-on considérer qu’une pièce déjà fournie devra l’être à nouveau ?

Il est possible d’envisager des règles locales pour la durée de "validité", pièce par pièce. Ces règles permettront ainsi des procédures de suppression et de mise à jour plus standardisées.

  • Comme il existe un délai de 15 jours pour numériser une pièce, que se passe-t-il si un autre acteur, notamment un bailleur, est intéressé et pressé de passer le dossier en CAL ?

Le délai de 15 jours est à interpréter comme un délai maximal : il peut donc être différent localement, si les acteurs le décident et que le préfet l’entérine. Par ailleurs, il restera possible et essentiel de communiquer auprès du demandeur sur la possibilité qui lui est offerte de déposer lui-même ses pièces sur le PGP. La règle locale devra définir tous ces éléments.

  • Comme il existe un délai de 15 jours pour numériser une pièce, est-il donc possible, une fois une pièce réceptionnée, de la traiter puis de la numériser mais de ne la partager qu’à la fin des 15 jours ?

Oui, cela est théoriquement possible mais la règle locale viendra encadrer précisément ces pratiques.

  • Lorsque certaines pièces demandées dans le cadre de l’instruction des demandes DALO sont celles listées dans l’arrêté du 24 juillet 2013, la DDCS en tant que service enregistreur doit-elle les enregistrer dans le SNE ?

Les procédures d’instruction d’un recours DALO et d’enregistrement d’une demande de logement social sont des procédures distinctes. Par conséquent les documents recueillis dans le cadre de la procédure DALO n’ont pas à être versés dans le SNE.

  • Comment doivent être traités les courriers adressés par les demandeurs aux bailleurs (au moment du dépôt, en pièce spontanée) ? Quel classement leur sera donné ?

Ce point devra être adressé par les règles locales qui sont à définir au cours de la démarche de déploiement. Le document intitulé « Éléments pour la formalisation des règles de mise en œuvre du « dossier unique » qui est disponible sur l’espace réservé "dossier unique" du site des professionnels du logement présente les options possibles pour traiter la transmission des pièces "papier" par les demandeurs.

  • Quand de nouvelles pièces sont fournies dans le dossier (nouveaux bulletins de paie), que deviennent les anciennes pièces ? Qui les supprime ?

Ce point devra être adressé par les règles locales qui devront notamment prévoir des procédures de suppression et de mise à jour des pièces. Ces procédures devront prendre en compte le fait qu’il y aura un nombre limité de pièces par catégorie.
Les acteurs trouveront des précisions sur ces différents points au sein de deux documents :
- Concernant la limitation du nombre de pièces par catégorie, des précisions sont disponibles au sein de l’annexe 1 du cahier des charges des interfaces du « dossier unique » ainsi que dans le document décrivant les prestations de Tessi Documents Services ;
- Concernant les règles à mettre en place, le document intitulé "Éléments pour la formalisation des règles de mise en œuvre du « dossier unique », disponible sur l’espace réservé "dossier unique" du site des professionnels du logement social, présente les options possibles concernant les différentes règles de gestion des pièces.