Les prestations de Tessi Documents Services, numériseur industriel

publié le 9 juin 2016 (modifié le 5 juillet 2016)
  • Est-il possible de disposer d’un descriptif / présentation technique des prestations du prestataire de numérisation industrielle ?

Nous vous invitons à vous référer au document de présentation générale des prestations de Tessi Documents Services ainsi qu’aux modes opératoires décrivant les modalités de recours à ses prestations. L’ensemble de cette documentation est disponible sur le site des professionnels du logement social.

  • Tessi Documents Services peut-il détecter des pièces falsifiées ?

Pour certaines pièces (carte d’identité et passeport), le prestataire peut en effet détecter des éléments de falsification.

  • Tessi Documents Services sait-il gérer les pièces en doublon ?

Non, le prestataire de numérisation industrielle n’est pas en mesure de détecter les doublons.

  • Tessi Documents Services vérifie-t-il le caractère obsolète des pièces justificatives reçues avant de les télé-verser dans le SNE ?

Non, cette action est à réaliser par le guichet enregistreur, en amont de la transmission des documents à Tessi Documents Services.

  • Les pièces justificatives envoyées depuis l’application Smartphone par les demandeurs seront-elles directement enregistrées sur le PGP ?

Oui, les pièces justificatives seront enregistrées dans le "dossier unique" du demandeur - après vérification et qualification par le prestataire de numérisation industrielle - et seront donc à la fois dans le SNE et visibles sur le PGP.

  • L’application Smartphone de Tessi Documents Services sera-t-elle disponible sur iPhone ?

Seule une version Android a été développée pour l’instant. Selon le taux d’utilisation et suite à quelques mois d’expérience, cela pourra être envisagé.

  • L’application Smartphone de Tessi Documents Services sera-t-elle enrichie pour devenir une application "demande de logement sociale" plus générale ?

Cela pourrait effectivement être envisagé das un second temps. Au moment de sa mise en production en septembre 2016, l’application ne permettra que le télé-versement de pièces justificatives dans son dossier.

  • Que fera Tessi Documents Services avec les pièces inappropriées (non prévues par l’arrêté du 24 juillet 2013) qui lui seront transmises ? Sera-t-il en mesure de les "détecter" ?

Si une pièce est détectée comme étant "Hors périmètre réglementaire" par Tessi Documents Services (autrement dit, non prévue par l’arrêté du 24 juillet 2013), elle sera considérée comme inexploitable et ne sera pas télé-versée dans le SNE (le numériseur ne pouvant pas la rattacher à une catégorie du plan de classement).

  • Faut-il inscrire le numéro unique sur chaque pièce transmise à Tessi Documents Services ? Comment faire pour l’envoi de nombreux documents portant sur de nombreuses demandes ?

Non, une fiche récapitulative indiquant notamment le numéro unique doit être associée à chaque jeu de pièces justificatives de demandeurs, et séparer les dossiers de demande. Cette fiche peut être générée pré-remplie depuis le SNE ou le portail web professionnel mis en place par Tessi Documents Services.

  • Lors de la transmission de pièces numérisées à Tessi Documents Services, faut-il nommer les documents numériques d’une façon particulière ?

Non, Tessi Documents Services les renomme lui-même avant de les télé-verser dans le SNE.

  • Est-ce que l’accès au portail professionnel de Tessi Documents Services se fait via Cerbère ?

Non, c’est un portail développé par le prestataire avec un système d’identification sécurisé propre.

  • Faut-il utiliser un navigateur web particulier pour pouvoir utiliser l’ensemble des fonctionnalités du portail web professionnel ?

Non, le portail web professionnel fonctionne correctement sous Internet Explorer, Mozilla Firefox et Google Chrome. Il convient néanmoins de disposer d’une version suffisamment récente pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de télé-dépôt.

  • Le service de numérisation industrielle est-il facturé aux guichets enregistreurs et aux demandeurs ?

Non, les frais sont pris en charge par le GIP SNE. Les guichets enregistreurs et les demandeurs ne doivent s’acquitter que des frais d’affranchissement s’ils y ont recours (pour un envoi par courrier).

  • Sera-t-il possible d’envoyer des pièces par mél à Tessi Documents Services ?

Oui. Les guichets enregistreurs auront la possibilité de transmettre des pièces au numériseur par mél sécurisé. Le numériseur prendra alors en charge la qualification et le télé-versement des pièces. Ce canal de transmission sera disponible au cours du deuxième semestre 2016. Les modalités de ce canal seront précisées ultérieurement.

  • Les copies envoyées à Tessi Documents Services sous format papier peuvent-elles l’être en recto/verso ?

Oui, sous réserve que le recto et le verso correspondent à la même pièce justificative.

  • Peut-on envisager d’envoyer des fiches récapitulatives et bordereaux de transmission sans QR code, en attendant que les éditeurs puissent développer ces fonctionnalités ?

Non, ce n’est pas possible. Le guichet dispose de plusieurs possibilités pour éditer des fiches récapitulatives et bordereaux de transmission avec QR code : SNE, Portail Web Professionnel, et bientôt, un Web Service développé par Tessi Documents Services.

  • Est-ce que la fiche récapitulative et le bordereau de transmission doivent être fusionnés dans un seul PDF avec les pièces justificatives du demandeur ?

Oui, si l’envoi concerne plusieurs demandes de logement social et que l’option utilisée sur le portail professionnel est l’envoi multi-dossiers.

  • Sur le portail web professionnel, sous quels formats les pièces justificatives peuvent-elles être télé-versées ?

Sur le portail web professionnel, seul le format PDF est accepté.

  • Le nombre de page qu’il convient d’indiquer lors de la génération du bordereau de transmission doit-il tenir compte des fiches récapitulatives et du bordereau de transmission également ?

Oui, il s’agit du nombre de pages total envoyés à Tessi Documents Services, que ce soit au format papier ou numérique, ce qui inclut le nombre de fiches récapitulatives et le bordereau de transmission.

  • Le demandeur peut-il ajouter des pièces non prévues par l’arrêté du 24 juillet 2013 relatif au nouveau formulaire de demande de logement locatif social et aux pièces justificatives fournies pour l’instruction de la demande de logement locatif social (par exemple des documents médicaux, des procès verbaux, etc.) ?

Le demandeur sera guidé sur le portail grand public par le plan de classement présenté en annexe 1 du cahier des charges des interfaces du "dossier unique". Évidemment, rien ne l’empêchera d’ajouter des pièces non prévues par l’arrêté du 24 juillet 2013, mais cela devrait quand même le limiter.

  • Les demandeurs pourront-ils prendre des photos de leurs documents avec leur Smartphone ?

Oui, ce mode de "numérisation" est accepté (sous réserve que le document soit lisible), et une application Smartphone le permettant sera disponible d’ici la fin du 1er semestre 2016.

  • Que fera Tessi Documents Services avec des documents originaux ? Sera-t-il en mesure de les ""détecter"" et de les conserver ?

Si Tessi Documents Services détecte une pièce originale, une photocopie en est faite, un tampon « copie » y est ajouté, et c’est la copie qui vient compléter le « dossier unique » du demandeur.
Les pièces originales sont stockées pendant un mois maximum. Elles sont ensuite restituées par voie postale au GIP SNE qui les renverra à leurs propriétaires.

  • Faudra-t-il numériser le stock de pièces justificatives disponible au moment du déploiement effectif sur un territoire ?

Non, cela n’est pas prévu par la disposition de l’article 97 de la loi ALUR relative au « dossier unique » (seul le flux à venir est à numériser et partager).

  • Est-il possible pour les organismes de numériser les pièces en masse, ou faut-il le faire document par document ?

Un organisme peut bien évidemment numériser en masse mais il doit ensuite envoyer les fichiers à Tessi Documents Services s’il souhaite que les pièces soient également déposées en masse dans le SNE (avec les fiches récapitulatives et un bordereau de transmission). A contrario, s’il dépose lui-même les fichiers dans le SNE, il faudra qu’il le fasse document par document.

  • Comment se font les envois en masse à Tessi Documents Services alors que l’envoi de fichiers par messagerie est souvent limité à 4 Mo par mél ?

D’autres canaux de transmission que le mél sécurisé sont prévus pour les fichiers volumineux, notamment le portail web professionnel développé par le prestataire (où la taille maximale par fichier déposé est de 10 Mo).

  • Tessi Documents Services est-il en mesure de qualifier une pièce envoyée en « plusieurs morceaux » et de n’en faire qu’un seul PDF ?

Oui, cela fera partie des prestations attendues de sa part, dans la limite de ses capacités techniques.

  • Quelles informations Tessi Documents Services renvoie-t-il aux organismes et aux demandeurs qui lui ont transmis des pièces à déposer dans le SNE ?

Un rapport est transmis, via un mél de notification. Il comprend, par numéro unique, le nombre de pièces reçues, le nombre de pièces qualifiées et télé-versées ainsi que le nombre de pièces n’ayant pas pu êtres télé-versées.

Cette fonctionnalité sera également offerte aux demandeurs, sous réserve qu’ils aient une adresse mél renseignée dans le SNE.

  • Pour les DOM, y a t-il des règles spécifiques concernant le service de numérisation assuré par le prestataire du GIP SNE ? Les échanges pourront-ils se faire par papier ?

Pour La Réunion, un partenaire local de Tessi Documents Services a été identifié. Les services enregistreurs et demandeurs pourront lui transmettre leurs pièces par courrier selon les mêmes modalités que celles établies en métropole.
Pour les Antilles et la Guyane, plusieurs solutions locales sont à l’étude. Si toutefois aucune n’aboutissait, le GIP SNE pourrait fournir aux services enregistreurs des plis préaffranchis pour envoyer leurs pièces par courrier à Tessi Documents Services.

  • Un guichet pourra-t-il changer de solution technique de numérisation quelques mois après le déploiement ?

Oui. Les guichets sont libres de choisir la solution de numérisation des documents qui leur convient, et d’en changer à n’importe quel moment (selon la charge de travail par exemple) tant qu’ils respectent les règles locales de gestion du "dossier unique" (délais de numérisation, vérification préalable, etc.) et qu’ils ont un compte actif auprès de Tessi Documents Services.

  • Afin de transmettre les documents numérisés en lot à Tessi Documents Services, les services devront-ils développer un logiciel dans leur système privatif (ou à côté) afin de constituer un mail crypté portant un fichier XML avec l’identification du dossier et la ou les pièces jointes ?

Un portail web professionnel a été mis en place par Tessi Documents Services et permet aux guichets enregistreurs de déposer les pièces numérisées, en lots.
Les guichets pourront également (à horizon deuxième semestre 2016) transmettre les pièces justificatives d’un demandeur par mél sécurisé. Dans ce cas, les certificats seront les mêmes que ceux utilisés pour les échanges asynchrones avec le SNE. De ce fait, les services enregistreurs n’auront pas de certificats supplémentaires à acquérir.

  • Lorsqu’un guichet constate qu’une pièce est mal classée dans un dossier du SNE, peut-il la déplacer dans la rubrique adéquate?

Oui le guichet peut déplacer la pièce pour la changer de catégorie dans le SNE.

  • Que doit faire un guichet enregistreur si une pièce a été déclarée "non exploitable" par Tessi Documents Services ?

Le guichet doit se retourner vers le demandeur et demander de nouveau les pièces en question.

  • Une pièce hors périmètre réglementaire (demandée par un guichet) peut-elle est transmise à Tessi Documents Services ?

Une pièce non réglementaire n’a pas à influer sur la décision de la CAL et donc être demandée aux demandeurs. Le prestataire de numérisation industrielle ne télé-verse pas les pièces non réglementaires.

  • Est-il prévu que les pièces justificatives téléchargées à partir du SNE fusionnent ? Les services pourront-ils récupérer en un seul PDF toutes les pièces présentes dans un dossier ?

Les pièces ne fusionneront pas au sein du SNE, mais il sera possible après sélection de télécharger plusieurs pièces dans un seul PDF.

  • Peut-on utiliser les prestations de Tessi Documents Services de façon transitoire, en attendant les développements informatiques de l’éditeur par exemple ?

Oui, tout à fait. Les pratiques multi-canales ne sont par ailleurs pas gênantes, et tous les canaux permettant de partager des pièces dans le SNE peuvent être utilisés selon la charge de travail du bailleur à un instant T. Il convient simplement que Tessi Documents Services ait créé un compte pour le guichet en question.

  • Est-il possible de ne disposer que d’une adresse générique pour utiliser le portail web professionnel pour télé-verser des documents ?

Non, il convient de demander un compte nominatif pour répondre aux exigences de sécurité qui s’imposent dans le contexte de la manipulation de données personnelles.

  • Lors du recours aux prestations de Tessi Documents Services, est-il obligatoire de renseigner sur les fiches récapitulatives et les bordereaux de transmission le nombre de pages et le nombre de pièces transmises ?

Oui, cela est nécessaire et obligatoire ; cela permet notamment au GIP SNE de contrôler l’activité du prestataire.

  • Un guichet peut-il envoyer par courrier des pièces (papier donc) à Tessi Documents Services même s’il n’a pas reçu les informations relatives à son compte ?
  • Non, car si le compte n’est pas créé, Tessi Documents Services ne sera pas capable de reconnaître le guichet dans son système, et ne pourra pas télé-verser les pièces. En attendant d’avoir un compte, il est conseillé de ne pas avoir recours aux prestations du numériseur industriel.
  • Peut-on attribuer un compte utilisateur du portail professionnel de Tessi Documents Services à plusieurs personnes ?

Pour des raisons de sécurité, il est fortement souhaité que ces comptes utilisateurs soient nominatifs et associés à un seul utilisateur.

  • Y a-t-il un seuil en termes de nombre de demandes pour recourir aux prestations de Tessi Documents Services ?

Effectivement, il s’est avéré peu judicieux de recourir aux prestions de Tessi Documents Services pour les guichets à faible volumétrie. Il n’y a toutefois aucune règle régissant ce choix : chaque guichet doit choisir l’organisation qui lui semble la mieux adaptée à sa situation propre.