Les fonctionnalités du "dossier unique"

publié le 9 juin 2016 (modifié le 5 juillet 2016)

  • Est-t-il possible d’indiquer qu’une pièce a été "vérifiée" par un service ?

Oui : il y a un indice de pertinence par pièce déposée. Par défaut, cet indice est à "non vérifié", et il est possible de le mettre à la valeur "périmètre réglementaire", ce qui signifie que la pièce a été vérifiée et est conforme au périmètre réglementaire.

  • Afin de récupérer des pièces d’un dossier présentes dans le SNE, faut-il faire une manipulation pour chacune de ces pièces ou est-il possible de sélectionner toutes celles qui sont nécessaires et de les récupérer par une seule et même manipulation ?

Il sera possible de sélectionner les pièces à télécharges en les cochant parmi la liste de l’ensemble des pièces disponibles sur le "dossier unique" et de les récupérer par une seule et même manipulation. Les pièces sélectionnées pourront ensuite être rapatriées en une seule fois.

  • L’ajout de pièces justificatives est-il limité par nombre ou par taille de document ?

La taille de chaque pièce déposée est systématiquement limitée :
- via le portail grand public, la taille est limitée à 2 Mo ;
- via le SNE (Web App’) et les Web Services, la taille est limitée à 1Mo.

Il y a également un nombre de pièces limité au sein de certaines catégories. Ces précisions sont développées au sein de l’annexe 1 du cahier des charges des interfaces et dans la documentation relative aux prestations de Tessi Documents Services.

  • Pendant combien de temps les pièces justificatives sont-elles archivées dans le SNE ?

Les pièces justificatives d’une demande radiée sont conservées pendant un an dans le SNE. Elles sont ensuite définitivement supprimées.

  • Si un demandeur supprime une pièce justificative, est-elle mise en quarantaine ?

Non, elle est supprimée définitivement.

  • Sur la Web App’ du SNE, comment identifier une action réalisée sur les pièces justificatives du dossier par le demandeur lui-même ?

L’onglet "Historique" permet de suivre l’ensemble des actions réalisées sur les pièces justificatives. Si le demandeur agit sur les pièces justificatives de son dossier, ses nom et prénom seront affichés dans l’historique.

  • Est-il possible de supprimer des pièces justificatives directement depuis la Web App’ du SNE ?

Oui, mais il sera nécessaire d’indiquer un motif justifiant les raisons de la suppression de la pièces justificative. Ce motif s’affichera sur le portail grand public si le demandeur consulte son dossier.

  • Quels formats de pièces sont acceptés ?

Les formats acceptés sont les suivants :
- via le SNE (Web App’) et le PGP : PDF, JPG / JPEG, BMP, PNG et GIF
- via les Web Services : PDF

Voir à ce sujet le cahier des charges des interfaces du « dossier unique ».

  • Comment les "titres" des pièces d’un dossier sont-ils définis ?

Il y a une convention de nommage à respecter pour le fichier ZIP qui transite depuis les Web Service (CTRL_FIC_0009), mais aucune règle n’existe par au niveau de la Web App’ et du portail grand public.
Voir à ce sujet le cahier des charges des interfaces du « dossier unique ».

  • Est-il possible de joindre des pièces après la radiation de la demande ? De même, Le numériseur peut-il ajouter une pièce dans un dossier radié, notamment dans le cas d’abandon d’une demande?

Non, la demande étant radiée, elle ne peut plus être modifiée.

  • Ne risque-t-on pas de se retrouver avec trop de pièces pour un même dossier (y compris pour la même catégorie de pièces) ?
  • Pour certains types de pièces, il existe un nombre limite de pièces à déposer dans le SNE par catégorie (par exemple, il n’est possible de déposer qu’une seule pièce pour la CNI et le titre de séjour). Des précisions sur ces limitations sont disponibles dans l’annexe 1 du cahier des charges des interfaces du « dossier unique » ainsi que dans le document décrivant les prestations de Tessi Documents Services. Des règles locales peuvent également encourager un "nettoyage" régulier des dossiers par les différents acteurs.
  • Est-il prévu de mettre en place des règles nationales de nettoyage (liées à l’obsolescence des pièces par exemple) ?

Il est bien prévu de déployer des automatismes permettant d’écraser les pièces jugées obsolètes sur la base de règles générales (par exemple, pièce d’identité obsolète 6 mois après la date de fin de validité). La DHUP a en effet l’intention de collecter du terrain des informations, remarques, bonnes pratiques au fur et à mesure pour faire évoluer ensuite l’outil. Pour l’instant, un curseur qui semble raisonnable et qui n’est pas trop normatif a été placé, et sera ajusté grâce aux retours terrain.

  • Le demandeur a-t-il à tout moment la possibilité de supprimer les pièces présentes sur son dossier ?

Le demandeur peut et doit pouvoir supprimer des pièces de son dossier à tout moment ; ceci relève de son droit d’accès, de modification et de rectification de ses données, conformément à la loi Informatique et libertés. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que ces actions seront tracées : il sera donc possible de savoir que le demandeur a supprimé telle ou telle pièce, et à quel moment.

  • Le demandeur connaîtra-t-il le motif de suppression d’une pièce de son dossier ?

Le demandeur n’a pas de visibilité sur les indices de pertinences attachés aux pièces de son dossier. Cependant, s’il envoie ses pièces à Tessi Documents Services pour numérisation et dépôt dans le SNE, il recevra un mél de notification lui indiquant le nombre de pièces télé-versées ou non.

  • Faut-il les nommer d’une façon particulière avant de les télé-verser dans le SNE ?

La Web App’ renomme automatiquement les pièces justificatives déposées : il n’est pas nécessaire de donner un nom particulier à chaque pièce.

  • Est-il possible d’ajouter un commentaire sur une pièce justificative ?

Oui, il est possible d’ajouter un commentaire sur une pièce justificative. Les commentaires sont visualisables sur l’écran "détails d’une pièce justificative" associé à la pièce en question.